Software para la gestión de proveedores y servicios en viajes en grupo
En un viaje de grupo, uno de los cuellos de botella no está en la venta, sino en la compra: cada salida encadena hoteles, aerolíneas, transportistas y guías, cada uno con su contrato, su coste, su stock y su localizador, y saber en todo momento qué está confirmado y qué falta es un trabajo que no perdona el descuido. Un servicio sin confirmar, un coste mal apuntado o un rooming que no llega al hotel a tiempo se convierten en un problema el día de la salida. Gestionar los proveedores conectados a la operativa real evita que la compra y la venta vivan en mundos separados.
TourKnife es el software para viajes en grupo que organiza a tus proveedores, sus contratos y sus servicios en una estructura clara, con visión de qué está confirmado y qué falta en cada salida.
Y si ya tienes resuelta la gestión de proveedores pero tienes otras necesidades —vender online, automatizar la operativa o generar la documentación del viaje—, recuerda que en TourKnife hacemos todo lo que necesita un operador de viajes en grupo. Descubre todas las funcionalidades.
Proveedor, contrato, servicio y fecha: la compra ordenada
TourKnife organiza todo lo que compras en cuatro niveles encadenados: el proveedor (el hotel, la aerolínea, el guía), el contrato (el acuerdo concreto con sus condiciones), el servicio (lo que compras, definido de forma genérica: «habitación doble del Hotel X») y la fecha de servicio (una fecha concreta con su stock, su coste y su estado). Esa jerarquía es lo que permite que un mismo proveedor tenga varios contratos con condiciones distintas y que un mismo servicio cueste diferente en temporada alta y baja, sin duplicar información ni perder el rastro de nada.
El coste vive en cada fecha, calculado como lo factura el proveedor
El coste no es un número suelto: está en cada fecha de servicio, y se define como te lo cobra realmente el proveedor. Configuras si el coste es por día o por todo el servicio, y si se aplica por viajero, por habitación, por grupo o por servicio completo: un hotel por habitación y noche, un vuelo por viajero, un autocar por servicio vaya quien vaya. Además decides qué stock pagas —solo lo vendido, todo el contratado, o todo desde la primera venta, como en un chárter—. Acertar ahí hace que el coste de cada reserva salga bien sin retoques manuales.
Reglas automáticas sobre los costes: gratuidades, temporadas y volumen
Los acuerdos con proveedores rara vez son un precio plano. TourKnife aplica reglas automáticas sobre los costes: la gratuidad clásica de «una plaza gratis cada veinte pagantes», tarifas distintas por temporada, costes escalados por volumen de plazas, descuentos por tipo de habitación y más. Defines la regla una vez —normalmente a nivel de proveedor— y se aplica sola a todo lo que cuelga de él, con la posibilidad de ajustarla o desactivarla para un contrato o una fecha concreta. Tu operativa de compra refleja los acuerdos reales sin cálculos a mano.
Qué está confirmado y qué falta, de un vistazo
Cada fecha de servicio tiene un estado que refleja su situación real: sin solicitar, a ratificar, confirmado, pendiente de compra. Esa señal te da, salida por salida, la visión de qué está cerrado con el proveedor y qué queda por confirmar antes de vender o de salir. En lugar de perseguir por correo el estado de cada servicio, ves dónde está el trabajo pendiente y actúas sobre el servicio concreto.
Rooming y comunicación con cada proveedor desde la plataforma
La relación con el proveedor no termina en el contrato. Desde TourKnife generas y envías a cada hotel su rooming —el listado de habitaciones con sus ocupantes para las fechas del grupo—, en el idioma y el formato que ese hotel necesita. Y comunicas con tus proveedores desde la propia plataforma: peticiones de disponibilidad y coste, reconfirmaciones de servicios, horarios del día para guías y transportes. Toda la coordinación de la compra sale del mismo sitio donde vive la operativa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organiza TourKnife a los proveedores?
En cuatro niveles encadenados: proveedor, contrato (el acuerdo con sus condiciones), servicio (lo que compras de forma genérica) y fecha de servicio (una fecha concreta con su stock, coste y estado). Un proveedor puede tener varios contratos y un servicio, distintos costes por fecha.
¿Puedo reflejar cómo me cobra cada proveedor?
Sí. Defines si el coste es por día o por servicio completo y si se aplica por viajero, habitación, grupo o servicio, además de qué stock pagas (solo lo vendido, todo, o todo desde la primera venta). El coste de cada reserva se calcula en consecuencia.
¿TourKnife contempla gratuidades y tarifas por temporada?
Sí, con reglas automáticas sobre los costes: gratuidades por umbral de plazas, tarifas por temporada, escalados por volumen y descuentos por tipo de habitación, definidas una vez y aplicadas a todo lo que cuelga del proveedor.
¿Puedo enviar el rooming a los hoteles desde el sistema?
Sí. TourKnife genera el rooming de cada hotel —habitaciones y ocupantes para las fechas del grupo— y lo envía en el idioma y formato que el hotel necesita, junto con el resto de comunicaciones al proveedor.