Software para automatizar tareas manuales en viajes en grupo
Si operas viajes de grupo, sabes que uno de los cuellos de botella no son las tareas difíciles, sino las repetitivas: reclamar el pago que vence, pedir por enésima vez los datos del pasaporte que faltan, confirmar cada reserva que entra, recordar la salida que se acerca. Son tareas sencillas, pero suman cientos al mes y, cuando dependen de que alguien se acuerde, se acaban olvidando: un plazo que nadie reclama, una salida cuyos viajeros no recibieron el recordatorio. Automatizar esas tareas no es un lujo: es dejar de perder dinero y tiempo en lo que el sistema puede hacer solo.
TourKnife es el software para viajes en grupo que automatiza las tareas repetitivas de la operativa —reclamar cobros, pedir datos, confirmar reservas, avisar de plazos— con reglas que defines una vez, sin programar.
Y si ya tienes resuelta la automatización pero tienes otras necesidades —vender online, coordinar proveedores o generar la documentación del viaje—, recuerda que en TourKnife hacemos todo lo que necesita un operador de viajes en grupo. Descubre todas las funcionalidades.
Preparas el mensaje una vez, el sistema lo envía solo
La idea es sencilla: preparas una sola vez el texto que quieres enviar —una plantilla— y le dices a TourKnife en qué momento debe enviarlo. A partir de ahí, cada reserva, cada pago y cada salida generan sus comunicaciones solas, ya personalizadas con los datos de cada cliente. No escribes un email cada vez: defines la regla y el sistema la ejecuta reserva a reserva, sin que tu equipo intervenga.
Reclamos de cobro automáticos, antes y después del vencimiento
El caso que más tiempo ahorra es el del cobro. TourKnife vigila los plazos de pago de cada reserva y actúa solo: envía un recordatorio unos días antes de que venza un plazo, para que el viajero pague a tiempo, y reclama automáticamente los pagos vencidos que no han llegado. Puedes decidir que, además, tu equipo reciba un aviso interno para los cobros que se resisten, e incluso que una reserva impagada libere sus plazas al vencer el plazo. Dejas de perseguir pagos a mano: el sistema reclama por ti y tú solo intervienes en los casos que lo merecen.
Petición automática de los datos que faltan
Antes de cada viaje, TourKnife comprueba qué reservas tienen datos de pasajero pendientes y envía al viajero un enlace al formulario donde completarlos. Al guardarlos, se vuelcan solos en la reserva. La recopilación de pasaportes y datos personales, que suele consumir horas de correos y llamadas, se convierte en un proceso que se dispara solo y se resuelve sin tu equipo.
Confirmaciones y avisos en el momento justo
Hay tareas que deben ocurrir en el instante en que pasa algo, y TourKnife las cubre con eventos: cuando entra una reserva, el viajero recibe su confirmación con el número de referencia; cuando un pago con tarjeta sale bien, recibe el justificante; cuando falla, recibe el enlace para reintentarlo. Y con reglas basadas en fechas, unos días antes de la salida cada viajero recibe el recordatorio con la información que necesita antes de viajar. Cada comunicación sale en su momento exacto, sin depender de que nadie se acuerde.
Avisos internos para que a tu equipo no se le escape nada
No todo lo que se automatiza se envía al cliente. Muchas reglas generan un aviso interno para tu propio equipo: que una reserva lleva un pago con retraso, que el stock de un servicio está bajando, que una salida no llega al mínimo de viajeros, que ha llegado una nueva reserva o una opinión. Esos avisos llegan a las personas, equipos o responsables que elijas —incluso «quien lleve esa reserva», sea quien sea—, de modo que cada cosa aterriza en quien debe gestionarla. Tu operativa gana una red de seguridad que vigila lo que importa.
Reglas de negocio sin programar
Todo esto se configura sin escribir una línea de código. Defines condiciones —que venza un plazo, que baje un stock, que se acerque una salida, que falten datos— y las acciones que se disparan cuando se cumplen. Es tu operativa traducida a reglas que el sistema aplica de forma consistente, veinticuatro horas al día, sin la variabilidad de hacerlo a mano. Y como las reglas son tuyas, se ajustan a cómo trabajas, no al revés.
Preguntas frecuentes
¿Qué tareas puedo automatizar con TourKnife?
Las comunicaciones con viajeros y agencias (confirmaciones, recordatorios y reclamos de pago, petición de datos, recordatorio de salida, petición de opinión), los avisos internos para tu equipo (impagos, stock bajo, salidas por debajo del mínimo) y las comunicaciones con proveedores, todo con reglas que defines una vez.
¿TourKnife reclama los pagos automáticamente?
Sí. Vigila los plazos de cada reserva y envía recordatorios antes del vencimiento y reclamos después, y opcionalmente avisa a tu equipo o libera el stock de las reservas impagadas.
¿Puede pedir a los viajeros los datos que faltan sin que yo intervenga?
Sí. Comprueba qué reservas tienen datos de pasajero pendientes y envía al viajero un enlace al formulario donde completarlos, que al guardarse se vuelcan en la reserva.
¿Necesito saber programar para automatizar tareas?
No. Defines flujos de trabajo y reglas de negocio —condiciones y acciones— desde la propia configuración, sin escribir código.