Orbis y TourKnife: la contabilidad de la agencia y la gestión del grupo, cada una en su sitio
Orbis, de Pipeline Software, es uno de los programas de gestión y contabilidad más veteranos para agencias de viajes en España. Si lo usas y valoras TourKnife, verás que no son rivales: se complementan. Y como Orbis incluye funciones de grupos, conviene precisar bien dónde encaja cada uno, para que no te sobre ni te falte nada. Eso es lo que hacemos aquí.
Escribimos desde TourKnife, software de venta y gestión de viajes en grupo. Lo que decimos de Orbis se basa en lo que su web describe y en el conocimiento del sector. Orbis es un producto sólido y con muchos años de recorrido; el objetivo de esta página es aclarar cómo trabajaríais juntos.
Qué hace Orbis
Orbis es una herramienta de gestión comercial y contabilidad para agencias. Su gran fuerte es la parte administrativa y fiscal: genera automáticamente la contabilidad, emite facturas, calcula el IVA o IGIC, concilia el BSP, enlaza con programas contables y captura reservas de los principales GDS. Incluye además un módulo de gestión de grupos con esquemas de grupo, presupuestos y listados de pasajeros. Es la herramienta con la que la agencia lleva sus cuentas y su facturación en regla.
Orbis ya gestiona grupos: entonces, ¿dónde encaja TourKnife?
Es la pregunta pertinente, y la respuesta está en distinguir dos planos del «grupo». Orbis gestiona el grupo desde el plano administrativo y de facturación: el expediente, el presupuesto, la facturación de sus pasajeros, la contabilidad. TourKnife gestiona el grupo desde el plano de venta y operativa viva: llenar la salida plaza a plaza y operarla. No es lo mismo, y por eso encajan en lugar de estorbarse.
Lo que aporta TourKnife en ese plano operativo y de venta:
Venta plaza a plaza con toda la casuística —opcionales, seguros, regímenes de habitación incluida la compartida, planes de pago por viajero—, pensada para llenar el grupo viajero a viajero.
Cupos por proveedor y disponibilidad de la salida, para vender exactamente las plazas que has contratado con cada autocar, hotel o aerolínea.
Comunicación y acciones sobre el grupo o la reserva, con mensajes personalizados a cada viajero, y la operativa de cierre: roomings y documentación para hoteles, aeropuerto y guías.
Cómo trabajan juntos
El reparto es limpio: TourKnife vende y opera el grupo y genera los pedidos de venta y de compra; Orbis recibe esos datos y hace la facturación, el IVA, la contabilidad y la conciliación. Tú trabajas la venta y la operativa del viaje en TourKnife, y tu administración y tu fiscalidad siguen en Orbis, sin duplicar la información. Cada herramienta hace lo que mejor sabe hacer.
Preguntas frecuentes
Si Orbis ya tiene gestión de grupos, ¿por qué usar TourKnife?
Porque la gestión de grupos de Orbis es administrativa y de facturación (expediente, presupuesto, facturas, contabilidad), mientras que TourKnife cubre la venta plaza a plaza y la operativa viva del grupo (cupos por proveedor, comunicación al grupo, rooming, documentación). Son planos distintos y complementarios.
¿TourKnife sustituye a Orbis?
No. Orbis sigue llevando tu contabilidad, facturación e impuestos; TourKnife vende y opera tus grupos y le envía los pedidos de venta y de compra para que Orbis haga su parte.
¿Quién emite las facturas y liquida los impuestos?
Orbis. Cuando TourKnife trabaja con un software de facturación externo, TourKnife le pasa los pedidos de venta y de compra y es ese software —Orbis— quien factura, aplica el IVA y lleva la contabilidad.
¿Puedo mantener Orbis y añadir TourKnife?
Sí, es justamente el planteamiento: mantienes Orbis para la administración y la contabilidad y sumas TourKnife para vender y operar tus viajes en grupo, conectados por los pedidos de venta y de compra.
Si quieres que veamos cómo encajaría en tu agencia, contacta con nosotros sin compromiso para una conversación informal. Podemos hacerte una demo sobre uno de tus tours reales y explicarte la conexión con tu software de contabilidad. Tienes el detalle en la página de funcionalidades, o vuelve a la comparativa de programas para viajes en grupo.