Software de comunicaciones automáticas para viajes en grupo
En un viaje de grupo, uno de los cuellos de botella es la comunicación: cada reserva genera decenas de mensajes —confirmaciones, recordatorios, peticiones de datos, avisos de cambios— dirigidos a viajeros, agencias y proveedores, y escribirlos a mano no escala. Cuando una salida tiene cuarenta reservas y varios proveedores, mantener a todos informados por correo manual es imposible sin que algo se caiga. Las comunicaciones automáticas resuelven eso: preparas los mensajes una vez y el sistema los envía en el momento justo, ya personalizados con los datos de cada cliente.
TourKnife es el software para viajes en grupo que centraliza y automatiza toda la comunicación con viajeros, agencias y proveedores a partir de plantillas reutilizables.
Y si ya tienes resueltas las comunicaciones pero tienes otras necesidades —vender online, coordinar proveedores o generar la documentación del viaje—, recuerda que en TourKnife hacemos todo lo que necesita un operador de viajes en grupo. Descubre todas las funcionalidades.
Plantillas que se rellenan solas con los datos de cada reserva
En el centro de todo están las plantillas: el texto reutilizable de cada email o documento, con etiquetas que se sustituyen solas por los datos reales de cada reserva —el nombre del viajero, su número de referencia, sus pagos, su enlace de pago—. Preparas la plantilla una vez y sirve para todas las reservas: cada envío sale personalizado sin que nadie edite nada. Y como las plantillas tienen versión por idioma y por tipo de destinatario, el sistema elige sola la correcta según el idioma de la reserva y según hable con el viajero o con la agencia.
Toda la comunicación con el viajero, sin escribir un email
Las automatizaciones más habituales cubren el ciclo completo del viajero: la confirmación al recibir la reserva, el justificante cuando un pago sale bien y el aviso para reintentar cuando falla, el recordatorio antes de que venza un plazo y la reclamación cuando ha vencido, la petición de los datos que faltan, el recordatorio antes de la salida y la petición de opinión al volver. Cada mensaje sale en su momento exacto, con el enlace de acción que corresponde, sin que tu equipo escriba un solo correo.
Comunicación centralizada con viajeros, agencias y proveedores
La comunicación no se limita al viajero. TourKnife coordina desde la misma plataforma los mensajes a tus agencias —ofertas, avisos de cambios que afectan a sus ventas, documentación— y a tus proveedores —envío de rooming a los hoteles, peticiones de disponibilidad, reconfirmación de servicios—. Todo sale de un único sitio, conectado a la operativa real, de modo que cada interlocutor recibe lo que le corresponde sin que la información viva en bandejas de correo dispersas.
Avisos que se disparan por condición o por suceso
TourKnife combina dos mecanismos que cubren cualquier necesidad. Las reglas por condición vigilan que algo se cumpla —que venza un plazo, que se acerque una salida, que falten datos— y actúan cuando llega el momento. Las reglas por suceso reaccionan al instante a algo que acaba de ocurrir —que entre una reserva, que un pago salga bien o mal—. Entre ambas, defines exactamente cuándo se comunica cada cosa y a quién, sin comunicaciones duplicadas ni olvidos.
Historial y control de todo lo enviado
Toda comunicación queda registrada: para cada reserva ves qué se ha enviado, cuándo y a quién, de modo que nunca dudas si un viajero recibió su recordatorio o si una agencia fue avisada de un cambio. Ese historial da a tu equipo la trazabilidad que el correo manual nunca tuvo, y convierte la comunicación en un proceso auditable en lugar de una sucesión de correos sueltos.
Preguntas frecuentes
¿Qué comunicaciones puedo automatizar con TourKnife?
Confirmaciones de reserva, justificantes y avisos de pago, recordatorios y reclamos de plazos, peticiones de datos de pasajero, recordatorios de salida y peticiones de opinión al viajero; ofertas y avisos de cambios a las agencias; y rooming, peticiones y reconfirmaciones a los proveedores.
¿Cómo se personalizan los mensajes para cada viajero?
Con plantillas que incluyen etiquetas reemplazables: el sistema las sustituye por los datos reales de cada reserva y elige la versión correcta según el idioma y según el destinatario sea el viajero o la agencia.
¿Puedo comunicarme también con mis proveedores desde la plataforma?
Sí. TourKnife envía a los proveedores comunicaciones basadas en plantillas —rooming, peticiones de disponibilidad, reconfirmaciones— desde las pantallas del periodo, del proveedor o de la reserva.
¿Queda registro de lo que se ha enviado?
Sí. Cada reserva guarda su historial de comunicaciones, con qué se envió, cuándo y a quién, para dar trazabilidad completa a tu equipo.