Software para la operativa del viaje en grupo
Cuando una salida se llena de reservas, empieza el trabajo que no se ve en el escaparate pero que decide si el viaje sale bien: armar el rooming, sacar las listas de pasajeros para el aeropuerto y el hotel, comprobar quién tiene el seguro y los datos completos, avisar a todo el grupo de un cambio de vuelo. Uno de los cuellos de botella está aquí, en la operativa previa a la salida, donde cada dato disperso en correos y hojas de cálculo es un riesgo. Un software que trabaja sobre el conjunto del grupo —no reserva a reserva— convierte esa carrera final en un proceso controlado.
TourKnife es el software para viajes en grupo que gestiona la operativa de cada salida: rooming, listas de pasajeros, listas de control y comunicación en bloque con viajeros y proveedores.
Y si ya tienes resuelta la operativa pero tienes otras necesidades —vender online, coordinar proveedores o automatizar tareas—, recuerda que en TourKnife hacemos todo lo que necesita un operador de viajes en grupo. Descubre todas las funcionalidades.
Listas de pasajeros a tu medida, reutilizables en cada salida
Cada operativa necesita sus listas: pasaportes para el aeropuerto, alergias para el hotel, tallas para el material, niveles para organizar subgrupos. TourKnife te deja definir listas de pasajeros a medida —qué columnas, qué filtros, qué orden— a partir de los datos que pides en la reserva, y una vez creadas quedan disponibles en todas las salidas. Las defines una vez y las tienes siempre a mano, listas para imprimir o exportar, con los datos actualizados de cada grupo.
El rooming, del reparto de habitaciones al envío al hotel
Armar el rooming —quién duerme en qué habitación cada noche— es una de las tareas centrales de la salida, y TourKnife la resuelve incluso en los casos difíciles: viajeros de reservas distintas que comparten habitación, o compañeros que cambian de una noche a otra. Trabajas quién duerme con quién sobre la información real de las reservas, y cuando el reparto está listo lo envías a cada hotel en su idioma y formato. La distribución de habitaciones deja de ser un rompecabezas en papel.
Vistas globales: el grupo entero de un vistazo
Antes de salir necesitas controlar el grupo por distintos criterios. TourKnife ofrece vistas globales que reúnen a todos los viajeros de una salida agrupados por vuelo —para la gestión de aeropuerto—, por habitación —para el alojamiento— o en una tabla plana de control avanzado. Ves de golpe quién va en cada vuelo, quién ocupa cada habitación, quién tiene el seguro emitido o los datos pendientes, y completas lo que falta desde la propia vista. El estado del grupo está siempre a la vista, no repartido en documentos sueltos.
Comunicación en bloque con todo el grupo
Cuando algo afecta a toda la salida —un cambio de horario de vuelo, un recordatorio de documentación—, escribes a todos los viajeros de una vez, o a un subconjunto que filtras, sin entrar reserva por reserva. Cada mensaje sale personalizado con los datos de cada reserva, y puedes enviar también la documentación definitiva de cada viajero o dirigirte a la agencia cuando el grupo es suyo. Del mismo modo comunicas con los proveedores del grupo: peticiones, confirmaciones, horarios del día. Toda la coordinación de la salida sale de un único sitio.
Cambios sobre un grupo con reservas, sin descuadres
Los cambios de última hora son inevitables, y TourKnife los gestiona sobre el grupo entero. Un ajuste de precio cuando se cierra el número final de viajeros se aplica a todas las reservas afectadas de una vez, no una a una. Un cambio de fecha de salida recalcula los precios y reubica los servicios de las reservas. Y muchos cambios en los servicios —horarios de vuelo, por ejemplo— se reflejan solos en las reservas que los usan. Cada cambio queda registrado y las reservas se mantienen coherentes, sin cuadres manuales.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la operativa del viaje en TourKnife?
El rooming del grupo y su envío a los hoteles, las listas de pasajeros a medida, las listas de control (para aeropuerto, hotel y seguros), las vistas globales del grupo por vuelo y por habitación, la comunicación en bloque con viajeros y proveedores, y la gestión de cambios sobre salidas con reservas.
¿Puedo preparar mis propias listas de pasajeros?
Sí. Defines listas a medida eligiendo columnas, filtros y orden a partir de los datos de la reserva, y quedan disponibles en todas las salidas para imprimir o exportar.
¿Cómo gestiona TourKnife el rooming?
Permite asignar quién duerme en qué habitación —incluidos viajeros de reservas distintas que comparten habitación y compañeros que cambian por noche— y enviar el resultado a cada hotel en su idioma y formato.
¿Puedo avisar a todo el grupo de un cambio de una sola vez?
Sí. Envías el mismo mensaje a todos los viajeros de una salida, o a un subconjunto filtrado, personalizado con los datos de cada reserva, sin entrar reserva por reserva.
Si cambio el precio de un grupo ya vendido, ¿tengo que editar cada reserva?
No. Los cambios de precio sobre un grupo con reservas se aplican en bloque a todas las reservas afectadas de una vez.