Software para la gestión de cupos y disponibilidad en viajes en grupo
Si vendes plazas en salidas de grupo, sabes que uno de los cuellos de botella no está en tener sitios contratados, sino en saber en cada momento cuántas plazas puedes vender de verdad. El stock que tienes con el proveedor no es lo mismo que la disponibilidad real de la salida: un vuelo de vuelta con pocas plazas puede dejar sin vender una salida en la que sobran habitaciones. Cuando esa cuenta se lleva a mano, en una hoja de cálculo que nadie actualiza a tiempo, aparecen los dos errores caros: el overbooking y las plazas que se quedan sin vender por miedo a pasarse.
TourKnife es el software para viajes en grupo que calcula la disponibilidad real de cada salida a partir del stock de todos sus servicios, y te da herramientas para repartir plazas entre agencias mediante cupos.
Y si ya tienes controlada la disponibilidad pero tienes otras necesidades —vender online, coordinar proveedores o generar la documentación del viaje—, recuerda que en TourKnife hacemos todo lo que necesita un operador de viajes en grupo. Descubre todas las funcionalidades.
Stock no es lo mismo que disponibilidad
El stock es lo que tienes contratado con cada proveedor para una fecha. La disponibilidad es lo que el viajero puede reservar de verdad, que casi siempre es menos, y que depende de varios servicios a la vez. TourKnife calcula la disponibilidad de abajo arriba —del servicio a la actividad, de la actividad a la salida— de modo que la salida queda limitada por su servicio obligatorio más escaso. Si el vuelo de vuelta solo tiene doce plazas sin reservar, la salida ofrece doce, aunque el hotel dé para cuarenta. Esa cifra real es la que tu equipo necesita ver antes de confirmar una plaza más.
Control de disponibilidad en tiempo real, sin overbooking
Cada reserva descuenta plazas del stock de los servicios que la componen, en tiempo real. Nunca vendes más de lo que tienes contratado, porque la disponibilidad se calcula sobre los servicios reales asignados a cada actividad, no sobre un número suelto que hay que cuadrar a mano. Cuando una reserva se cancela, las plazas se liberan solas. El resultado es un inventario privado que se mantiene cuadrado por sí mismo, sin intervención manual en cada movimiento.
El diagnóstico de por qué una salida no se deja vender
La pregunta habitual —»tengo plazas, ¿por qué no puedo reservar?»— tiene respuesta inmediata. TourKnife te muestra, salida por salida, qué factor está limitando la venta: qué servicio se ha quedado sin stock, qué modalidad de habitación está mal configurada o qué reserva ha consumido las últimas plazas. En lugar de revisar hojas de cálculo buscando el descuadre, ves directamente el cuello de botella y vas al servicio concreto a corregirlo.
Abrir la venta antes de tener el stock cerrado
A veces quieres empezar a vender antes de cerrar las plazas con el proveedor —un chárter que aún negocias, por ejemplo—. TourKnife lo contempla: puedes abrir la venta de esas plazas de modo que las reservas entren bajo petición y queden controladas, a la espera de que confirmes el stock. Cuando cierras las plazas con el proveedor, esas reservas siguen su curso normal. Vendes desde el primer día sin comprometer plazas que todavía no tienes.
Reparto de plazas entre agencias: los cupos
Cuando distribuyes a través de agencias, muchas veces necesitas garantizar un bloque de plazas a una de ellas. Con los cupos, reservas en exclusiva un número de plazas de una salida para un minorista concreto: esa agencia dispone de sus plazas garantizadas, y las demás ven una disponibilidad reducida que excluye lo comprometido, de modo que no pueden cogerlas. Puedes fijar un cupo real y un cupo declarado distinto —comunicar a la agencia menos plazas de las que realmente bloqueas, como margen de seguridad— y ver en todo momento cuántas ha vendido y cuántas le quedan. Así, dos agencias que miran la misma salida pueden ver disponibilidades distintas, cada una según su acuerdo.
Quién puede vender qué: las restricciones de venta
El reverso del cupo son las restricciones de venta. En lugar de reservar plazas, gobiernan si una agencia puede o no vender un producto en un rango de fechas: puedes abrir una salida en exclusiva a un grupo de agencias durante una ventana concreta, o cerrar la venta de cierto producto a una agencia determinada. Es el control fino de tu red comercial: cada canal vende exactamente lo que has decidido, cuando lo has decidido.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre stock y disponibilidad?
El stock es lo que tienes contratado con el proveedor para una fecha; la disponibilidad es lo que el viajero puede reservar de verdad. TourKnife calcula la disponibilidad a partir del stock de todos los servicios de la salida, que queda limitada por su servicio obligatorio con menos plazas.
¿Cómo evita TourKnife el overbooking?
Cada reserva descuenta plazas del stock real de los servicios que la componen en tiempo real, y las cancelaciones las liberan. El sistema no deja vender por encima de lo contratado.
¿Puedo reservar plazas para una agencia concreta?
Sí, mediante cupos: bloqueas un número de plazas de una salida en exclusiva para un minorista, con un cupo real y un cupo declarado, y el resto de agencias ven la disponibilidad reducida en consecuencia.
¿Puedo empezar a vender antes de tener las plazas confirmadas con el proveedor?
Sí. Puedes abrir la venta de modo que las reservas entren bajo petición y queden controladas hasta que confirmes el stock; entonces siguen su flujo normal.
¿Dos agencias pueden ver disponibilidades distintas de la misma salida?
Sí. Sobre la misma capacidad de stock se aplican los cupos y las restricciones de venta de cada agencia, de modo que cada minorista ve la disponibilidad que le corresponde según su acuerdo.